法人カードの請求書や利用明細は領収書の代わりにできる?

web明細だけでは経費にならない

法人カードを導入するメリットには、いつどこで、どんな風にいくら使ったのかという点がカードの利用明細や請求書を見れば一目瞭然となり、経理業務が簡略化かつ効率化できるという点があります。そのため、クレジットカード決済をした時に受け取る領収書などは必要ないとか、領収書をなくしても明細や請求書があれば使ったことが明白なので経費として落とせるのではないか、と考える法人や従業員は少なくありません。

結論からいうと、法人が経費として認められる支払いは、お金を受け取りましたという領収書が必要となり、これはwebでの明細や請求書で代用することはできません。つまり、法人カードを使って支払いをし、確かにいつどこで何にいくら使ったのかを請求書などから把握することができても、紙ベースの領収書がなければ、残念ながらその出費を経費として落とすことができないのです。つまり、クレジットカード払いをする場合には、請求書に記載されるだけでは十分ではないので、かならず紙の領収書を受け取る必要があると言ことになります。

web明細だけでは十分でない理由

法人カードは特定の個人に対して発行されているものなのだから、web明細だけでも十分では?と考える人は少なくありません。特に個人事業主になれば、経理業務の簡素化のために法人向けカードを導入したのに、領収書がなければ経費として落とせないとなると、経理業務自体がそれほど簡略化していないような気がするかもしれません。

どうしてwebベースの請求書などでは経費として認められないのでしょうか。その理由は、webベースでは経費化するために必要な情報が十分ではないからなのです。経費として落とすためには、支払日や支払金額、支払先の名前に加えて、その連絡方法が記載されていなければいけませんん。住所や電話番号、メールアドレスなどが対象となるのですが、web明細では、この連絡先についての情報が記載されていないのです。この点が、経費化できない理由の一つとなります。

また、経費化するためには、利用者がwebなどでプリントアウトした請求書や明細ではなく、支払った相手側から発行されたもの出なければいけないというルールがあります。クレジットカードのステートメントなどは支払った側から発行されたものではないため、経費化することができません。

ネット利用の場合にはどうしたら良い?

ネットショップなどを利用した場合には、ショップから自動返信されるメールをプリントすれば、経費化することが可能です。注文ありがとうございます、的なメールなら必要事項が全て記入されているので安心です。

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